FORMAL LETTER!!!

Стандартный формат официального письма предусматривает несколько важных моментов в его написании, тем не менее надо стараться, чтобы ваше формальное письмо на английском было как можно более простым, ясным, только по делу и не усложнять его длинными предложениями, не использовать слишком узко специфическую лексику, которую не все понимают, не вставлять старомодные выражения.

Также надо учитывать, формальное письмо на английском не может использовать сокращенные формы, идиомы, фразовые глаголы, повелительное наклонение, эмоциональные, субъективные и неясные слова: very, really, actually, totally, terrible, nice, good  и тому подобные.

Стандартное английское официальное письмо  начинается  с адреса отправителя письма, который пишется в правом верхнем углу. Телефоны и адреса электронной почты обычно не пишутся, но это вполне допустимо.

Слева и ниже пишется имя и адрес получателя письма. Если имя вам неизвестно, используйте подходящий титул, но лучше всегда адресовать письмо конкретному получателю.

Потом пишется дата. Ее допустимо ставить как под адресом отправителя, так и под адресом получателя. Форматы даты в последнее время уже стали более свободные, но чтобы не перепутать число с месяцем, месяц лучше прописывать словом: 1 March 2014, 1st March 2014

Далее идет приветствие (Salutation), которое зависит от того, знаете ли имя человека, к которому обращаетесь. Если знаете, то пишите: Dear Mr. Moore, Dear Mrs. Thompson, Dear Miss Johnson

Очень важно: используйте всегда обращение Ms для женщины, если вас специально не просили использовать Mrs, Miss

Некоторые пишут без титула:  Dear Jane Empson, но англичане считают такое обращение грубым. Поэтому лучше использовать титул. Если вы знаете, что человек, которому вы пишете, имеет специальный статус — указывайте его: Dear Dr. House

Если вообще неизвестно не только имя, но и мужчина или женщина будут читать это письмо, то обращение следующее: Dear Sir/ Madam (Dear Sir or Madam). Окончание письма будет зависеть от того, как вы его начали. Если указывалось имя — значит концовка письма будет: «Yours sincerely,». Если sir or madam — «Yours faithfully,». Сразу под этим выражением ставится ваша подпись, под ней печатается имя и фамилия.

После приветствия сейчас стало обычным сразу указывать повод написания этого письма и даже выделять его жирным шрифтом или подчеркивать, чтобы в случае надобности, не вдаваясь в чтение подробностей, человек мог передать его более подходящей кандидатуре.

Суть письма должна быть изложена четко, коротко, только по делу. Текст разбивается на параграфы. Человек, которому вы пишете, может быть завален письмами, так что если он получит три страницы плотно исписанного текста, то скорее всего ваше письмо закончит свою жизнь в мусорной корзине. Письмо должно быть прочитано за несколько секунд, так что не используйте никакой лишней информации, тем более той, которая приложена к письму отдельно.

Очень тщательно проверьте грамматику и орфографию, ошибки могут произвести плохое впечатление, а если вы обращаетесь с целью устройства на работу, то ваше письмо с ошибками точно полетит в корзину. Если есть возможность, дайте его еще кому-либо на проверку. Особенно хорошо проверьте, как написано имя получателя.

Стиль письма должен быть вежливым, уважительным, даже если это жалоба. Один из способов этого добиться, использовать вспомогательные глаголы could, would, should, но не злоупотребляйте, так как есть вероятность того, что письмо перейдет в разряд слишком формальных и даже старомодных.

Следующая таблица выражений поможет составить полноценное формальное письмо на английском для заказчика,  подрядчика, поставщика.

Помните, что первое впечатление очень важно, поэтому лучше выбирайте бумагу, конверты, центрируйте письмо на странице, не допускайте пятен на бумаге. Все это маленькие, но очень важные в бизнесе мелочи, которые вам могут помочь добиться своей цели.

I appreciate your understanding, and I look forward
to welcoming you back to the site soon.

Формальное письм